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Transparência e praticidade na execução e tramitação dos processos públicos

Roberto Rodrigues ressalta que a plataforma

eletrônica vai trazer mais agilidade

na tramitação de processos

Em busca de uma Rural Sustentável, a primeira grande ação com que podemos contribuir é a utilização de documentos administrativos no formato digital na web. Com isso, economizamos energia, papel e agilizamos os processos.

Na UFRRJ, desde o dia 26 de junho de 2017, todos os processos cadastrados no Sipac precisam ser despachados eletronicamente. O pró-reitor de Planejamento, Avaliação e Desenvolvimento Institucional Roberto Rodrigues explica o Processo Eletrônico Nacional em implantação na Universidade e avalia a importância dessa ação para as instituições públicas.

Atualização em 22/01/2018: o prazo para tramitação dos processos apenas na forma eletrônica foi ampliado para o segundo semestre de 2018.

Você pode explicar quais os principais objetivos do Processo Eletrônico Nacional?

Roberto Rodrigues — O Processo Eletrônico Nacional (PEN) tem como objetivo construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos na forma eletrônica. A entrada das autarquias administrativas implicará em melhorias de desempenho na tramitação dos processos administrativos no setor público como um todo e, em especial, na UFRRJ. A expectativa do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MPOG) é que a implantação do PEN traga maior agilidade, produtividade, transparência, satisfação do usuário e redução de custos na tramitação e publicidade dos processos administrativos.

Que vantagens a implantação desse programa traz para as instituições públicas?

RR — De acordo com o MPOG, algumas das vantagens do PEN são que os processos estarão 100% na Web e podem ser acessados por meio dos principais navegadores do mercado, por diversos tipos de equipamentos e sistemas operacionais. Isso possibilita mais transparência no serviço público e praticidade na execução, tramitação e acompanhamento dos processos para os servidores. Todos os processos públicos terão acesso disponibilizado a qualquer momento e em tempo real na plataforma do PEN. Os órgãos de controle poderão acessar com mais facilidade todas as informações do processo. A praticidade para os servidores públicos está ligada à mudança na forma como alimentamos o processo, que poderá ser instruído a qualquer momento, sem necessidade de esperar a chegada do processo físico na unidade. Com isso, a tramitação se torna mais rápida.

Como o projeto está se desenvolvendo na Rural? Existe um prazo para essa implantação total?

RR — Para que o processo administrativo se torne eletrônico e público é necessário que a instituição federal tenha um sistema para captar estas informações e, depois, disponibilizar para o MPOG colocar na base de dados do PEN. A UFRRJ optou por utilizar o nosso Sistema Integrado de Gestão (SIG) no módulo Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac) para transferir as informações dos nossos processos para a base do PEN. Nesse momento, a tramitação dos processos ainda ocorre tanto na plataforma digital quanto fisicamente, mas o prazo para que os processos sejam tramitados somente na forma eletrônica é 16 de outubro de 2017. Entretanto, antes desta data, a Rural solicitará ao Ministério do Planejamento que a nossa base de processos eletrônicos no SIG seja disponibilizada no PEN. A inclusão da Rural e de todas as outras instituições federais no Processo Eletrônico responde ao decreto Presidencial nº 8.539, de 8 de outubro de 2015, que estabelece o prazo de dois anos para que todas as unidades estejam inseridas no PEN.

Que dificuldades a Propladi tem encontrado para realizar o PEN? O que os servidores e a Administração Central precisam fazer para agilizar o projeto?

RR — A implantação do SIG na UFRRJ representa, ao mesmo tempo, uma unificação dos procedimentos administrativos e acadêmicos de toda a instituição em um único sistema e a necessidade de responder ao decreto presidencial de utilização do PEN. Nossa maior dificuldade é que todos os setores administrativos e acadêmicos entendam a necessidade do uso do SIG e, principalmente, do módulo Sipac. Entendemos que se trata de uma mudança de procedimentos e estamos trabalhando sempre com prazos pré-estabelecidos antes da implantação de qualquer novidade no sistema. Por isso, é necessário que a Administração Central dê todo o suporte à comunidade universitária nas fases de implantação do SIG e que os servidores da instituição se adaptem aos novos procedimentos. Mas sabemos que esse processo ocorre no médio prazo. Sendo assim, é necessário que todos entendam o período que a UFRRJ está vivenciando: um processo de renovação tecnológica, assim como seus processos de trabalho. Com toda essa inserção ao cenário tecnológico, o PEN se torna uma necessidade, uma vez que estamos atendendo a legislação para que haja unificação dos processos em um sistema eletrônico único.

Por Alessandra de Carvalho (CCS/UFRRJ)

Publicado originalmente no Rural Semanal 10/2017.