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Mapeamento e mudanças na Prefeitura Universitária

— A partir de pesquisas realizadas, ações de melhoria já foram propostas à Administração Central — 

Reunião da Reitoria com a Comissão que acompanha processo de aplicação das ações na Prefeitura Universitária (Foto: Natália Loyola)

A Prefeitura Universitária (PU) foi a primeira unidade organizacional escolhida pelo Projeto de Mapeamento da Força de Trabalho da UFRRJ (MapFT) para  o estabelecimento  de sua metodologia, devido à sua importância frente a outros setores. Após as entrevistas feitas com todos os funcionários e servidores das unidades de trabalho, realizaram-se pesquisas a fim de diagnosticar mais profundamente quais são as reais necessidades e urgências para melhorias no setor. A partir dessa análise de dados, foram criadas propostas de medidas efetivas à Administração Central, além da formação de uma comissão para acompanhamento do processo. Ela é formada pelo pró-reitor adjunto de Planejamento, professor Roberto de Souza Rodrigues, que preside a comissão; pelo assessor de infraestrutura da UFRRJ, Maurício Rocha Lucas; pelo prefeito universitário, César Antônio da Silva; e pela coordenadora do MapFT, Lucimere Antunes Santos.

Para Roberto, a questão da manutenção é uma das maiores dificuldades da Universidade e reflete em todo seu funcionamento:

– Eu particularmente acho que o setor da Prefeitura, principalmente o de manutenção predial, tem de ser tratado como estratégico. Se não for, a gente não sobrevive. Quando não se faz uma manutenção agora, ano que vem vai ter de ser feita uma reforma. E isso implica custos. E se as propostas conseguirem fazer com que a PU tenha outra rotina de trabalho, que implique em melhorias, a importância disso vai ser muito grande.

Dentre as ações propostas, já está sendo providenciada a instalação de pontos de internet pela Coordenadoria de Tecnologia da Informação e da Comunicação (Cotic); a formação de secretarias para cada unidade de trabalho (o que vai facilitar o trabalho da secretaria da PU, atualmente responsável por toda a demanda); a elaboração de um sistema informatizado para registro e acompanhamento dos processos de trabalho, o GLPI, com parâmetros equivalentes ao do Sistema Informatizado de Gestão (SIG), que em breve será introduzido em toda a Universidade; a capacitação para gestores e servidores que vão utilizar o sistema; e a criação de um almoxarifado próprio para a PU.

Essas mudanças vão ocasionar novos processos de trabalho, que já foram mapeados. Hoje, um grande problema da Prefeitura é a falta de registro. Com todas as operações documentadas em um sistema, será possível controlar a chegada e saída de material, monitorar o tempo do serviço, dar informações sobre o andamento aos solicitantes, além de o próprio prefeito poder controlar o que foi feito. Ainda será instaurado um critério de ordem de chegada para os serviços, além de definidos os casos emergenciais. Dessa forma, o pedido vai chegar à Secretaria da PU, que enviará para a unidade responsável; o chefe receberá e distribuirá as tarefas, verificando se existem possibilidades de cumpri-las. Não havendo, registrará o motivo para que o problema possa ser resolvido de forma ágil. Caso o serviço esteja apto, o funcionário receberá uma planilha para informar o horário de começo e término da atividade, e o material utilizado. O setor solicitante obrigatoriamente precisará informar quem vai estar lá para receber o funcionário e assinar a planilha, ratificando o ocorrido.

Segundo Lucimere Antunes, outro fator prejudicial à PU, identificado pelo Projeto, foi a falta de um local apropriado para armazenamento dos materiais – que, quando chegam, não têm um responsável para controle de entrada e saída.

– Identificamos que muitos serviços não são feitos por falta de material, o que acaba desmotivando o trabalhador – explica Lucimere. – Sem ter onde guardar e nem quem cuidar, o material fica muito vulnerável. O controle é necessário. Rosenaldo da Silva, funcionário do Setor de Residência Estudantil (Sere), desenvolveu sozinho um sistema de controle de material para sua unidade. E hoje, o material é muito melhor controlado naquele local.

O projeto já entrou em contato com o grupo de Segurança do Trabalho para que examine o setor de Conservação de Edifícios, com a finalidade de identificar quais equipamentos são necessários ao setor e se é preciso oferecer cursos para a realização do trabalho de forma correta e segura. Além disso, foi solicitado à Divisão de Atenção à Saúde do Trabalhador (Dast) que avalie os servidores que fazem tarefas pesadas para saber se estes estão em condições físicas, visto que sua faixa etária média é de 50 anos. Os que não estiverem em condições serão alocados para outras funções que sejam capazes de realizar, visando sua integridade física.

– Esses são os primeiros atos das mudanças que estamos propondo. Estamos pedindo também por melhorias no ambiente de trabalho. Existem banheiros sem condições de serem usados; um local inóspito e sujo; telhado quebrado. Esse pedido já foi feito e esperamos ter uma resposta em breve – disse a coordenadora do projeto. – As mudanças na Prefeitura serão nítidas para toda a Universidade. A gente não pensa que vai resolver todos os problemas da PU, mas vamos organizar.

Os três servidores que compõem a Comissão concordam que uma dificuldade é a descrença quanto à execução das propostas, mas que esse pensamento da comunidade universitária pode mudar à medida que os resultados começarem a aparecer. Para Maurício Lucas, toda mudança, sobretudo profissional, provoca uma resistência natural. Ele reafirma a necessidade de formalizar as relações dentro da Universidade:

– A proposta do Mapeamento propõe tornar a organização mais profissional, e, consequentemente, mais racional. Esse é o aspecto principal para que possamos conduzir o trabalho burocrático (desde que burocracia não seja sinônimo de emperramento). Temos de ter dentro da cabeça que a Universidade é uma organização pública, e tem de atender as necessidades mínimas da sociedade. Somos pagos pelo contribuinte e precisamos nos organizar para isso. O nosso objetivo melhorar o desempenho sem esquecer as relações sociais, humanas.

Por Kathleen Santiago (Projeto de Mapeamento da Força de Trabalho da UFRRJ)