Desde 2016, o Sistema Integrado de Gestão (SIG) da UFRRJ teve o módulo de Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC) liberado para utilização. Essa funcionalidade oferece operações fundamentais para a gestão das unidades responsáveis pelas finanças, patrimônio e contratos da Universidade – além de controlar e gerenciar compras, licitações, boletins de serviços, obras, manutenção do campus, pagamento de bolsas, tramitação de processos, memorandos eletrônicos, dentre outras demandas.
A novidade, portanto, estabeleceu mudanças significativas para a administração universitária e sua adesão foi obrigatória desde sua implementação. Para substituir memorandos em papel, por exemplo, o uso funcional de memorandos eletrônicos apresentaram mais eficiência nos processos administrativos. Essa funcionalidade, que serve para comunicação interna, foi uma das primeiras funcionalidades disponibilizadas na Rural. Para saber como receber e cadastrar memorandos, acesse o passo a passo realizado pela Cotic:
Receber Memorando
1. Entre no SIPAC e faça o login;
2. No Portal Administrativo, acesse o menu “Comunicação” > “Memorandos Eletrônicos” > “Listar Pendentes de Recebimento”;
3. Na tela exibida, será possível ver os memorandos que aguardam o recebimento (destacados em negrito) e os marcados para acompanhamento (em vermelho).
Cadastrar Memorando
1. Dentro da Mesa Virtual do SIPAC, acesse “Memorandos” > “Cadastrar Memorando”;
2. Na tela seguinte, selecione a unidade ou o responsável que receberá o memorando, se quer enviar cópias para outras unidades e/ou responsáveis e clique no botão “Continuar”;
3. Na próxima tela, cadastre o conteúdo do memorando, anexe um ou mais arquivos e clique em “Continuar” para prosseguir;
4. Na tela seguinte, selecione quais serão os servidores responsáveis por autenticar o memorando, sua unidade e função e clique em “Adicionar Servidor”;
5. Para finalizar o cadastramento do memorando, clique em “Enviar para Autenticação”. O servidor responsável receberá um e-mail avisando que há um memorando pendente para sua autenticação;
6. Após a autenticação do servidor responsável, o memorando tramitará normalmente.
Aos servidores que precisarem reportar erros ou dúvidas de usabilidade do Sistema, é possível entrar em contato com a Interface Ajuda SIG – COTIC.