Portal UFRRJ > INSTITUCIONAL > Notícia Destaque > Sobre a política de uso do Google Workspace na UFRRJ
Sobre a política de uso do Google Workspace na UFRRJ
Cotic | 16/11/2023 - 13:08
A Coordenadoria de Tecnologia da Informação e Comunicação (Cotic) vem à público esclarecer alguns pontos relevantes sobre a Política de Uso do Google Workspace pela comunidade acadêmica da UFRRJ.
O serviço Google Workspace for Education oferece quatro edições: a Fundamentals, a Standard, a Teaching and Learning e a Plus. Todas essas edições fornecem, de forma padronizada, o espaço de 100TB, sendo que apenas duas edições – a Teaching and Learning e a Plus – oferecem uma cota complementar de armazenamento por usuário.
Figura 1 – https://edu.google.com/intl/ALL_br/workspace-for-education/editions/compare-editions
Dentre as edições do Google Workspace, somente a Fundamentals é ofertada sem custos. Com isso,
a partir de 2021, foi adotada, na UFRRJ, a edição Fundamentals, permitindo que de forma imediata e gratuita fossem apropriados pela Universidade recursos de TIC em nuvem, como o Google Drive, Gmail, Google Meet etc.
Figura 2 – https://edu.google.com/intl/ALL_br/workspace-for-education/editions/overview
Passados, aproximadamente, 2 anos e meio de uso do Google Workspace na UFRRJ, no último dia 10/11/2023 foi atingido o marco de 90% de uso do espaço de 100TB disponibilizado pelo serviço.
Figura 3 – espaço já ocupado dentro dos 100TB disponibilizados pelo serviço
Caso os 100TB de armazenamento forem completamente ocupados, como consequência, a UFRRJ ficará impedida de usar plenamente seus serviços em nuvem contratados, sendo interrompidas funcionalidades tais como o Google Drive, Gmail, Google Docs etc.
-
-
Figura 4 – https://support.google.com/mail/answer/6374270
-
-
Figura 5 – https://support.google.com/a/answer/10403871
Para se evitar a parada dos serviços por conta de falta de espaço de armazenagem, no CONSU de 31/10/2023 foi aprovada a Política de Utilização do Google Workspace na UFRRJ, onde é estabelecida a cota de armazenamento de 5 GB (cinco gigabytes) para todas as contas @ufrrj.br registradas no Google Workspace da Universidade.
No último dia 10/11/2023, foi identificado que dentro do universo total das 31.329 contas @ufrrj.br existentes, 29.606 contas usam menos do que 5GB de armazenamento cada uma (que passarão a ser denominadas como grupo A) e 1.723 contas usam a partir de 5GB de armazenamento cada uma (que passarão a ser denominadas como grupo B). Ou seja, 94,5% das contas @ufrrj.br existentes já satisfazem a cota de 5 GB estabelecida na política do Google Workspace na UFRRJ.
Figura 6 – 94,5% das contas @ufrrj.br já atendiam à cota de 5GB
Em contrapartida, todo armazenamento ocupado pelo conjunto das contas pertencentes ao grupo B tem a soma acumulada de 85,39 TB. Ou seja, 5,5% das contas @ufrrj.br estão ocupando 85,39% do espaço ofertado pelo Google Workspace. Complementarmente, todo armazenamento ocupado pelo conjunto das contas pertencentes ao grupo A tem a soma acumulada de 4,72 TB.
Figura 7 – comparação entre os espaços ocupados pelos grupos A e B
Um primeiro futuro cenário possível
Caso os usuários pertencentes ao grupo A mantenham inalterado o atual hábito de continuarem a ocupar em conjunto os mesmos 4,72 TB, e por outro lado, no caso de cada um dos restantes dos usuários pertencentes ao grupo B ocuparem individualmente a cota máxima de 5GB em cada uma das contas @ufrrj.br que são responsáveis, então pode ser estimado que no universo total das 31.329 contas @ufrrj.br existentes poderão ser ocupados aproximadamente 13,34 TB.
Figura 8 – estimativa de somente o grupo B usar toda a cota de 5GB
Ou seja, teoricamente, haverá uma possível sobra aproximada de 86,7% de espaço disponível para se repensar em parâmetros maiores de cota de armazenamento, em uma eventual nova versão da política de utilização do Google Workspace na UFRRJ.
Figura 9 – estimativa de uso do armazenamento nesse primeiro cenário
Um segundo futuro cenário possível
Caso todas as 31.329 contas @
ufrrj.br existentes ocupem cada uma, individualmente, a cota máxima de 5GB, então pode ser estimado que a UFRRJ extrapolaria para além dos 100 TB ofertados pelo Google Workspace, precisando de aproximadamente 57 TB a mais.
Figura 10 – estimativa de todas as contas @ufrrj.br usarem toda a cota de 5GB
Ou seja, teoricamente, haverá uma necessidade de se repensar na distribuição de cotas, em uma eventual nova versão da política de utilização do Google Workspace na UFRRJ, além de provavelmente planejar a contratação ou aquisição de itens de TIC para suprir esse segundo cenário.
Ações paralelas
Já está em curso o desenvolvimento de um processo de aquisição de novos equipamentos de TIC próprios para a UFRRJ. Trata-se do processo de nº 23083.034670/2023-57 para a compra de servidores adicionais para o datacenter da UFRRJ.
Uma segunda ação a ser inicializada, em breve, é a exclusão de contas @ufrrj.br antigas de servidores e alunos que não têm mais vínculo com a UFRRJ, conforme estipulado pela política de utilização do Google Workspace. Por fim, também é necessário dar-se continuidade aos estudos de como a edição gratuita do Microsoft 365 para Universidades pode beneficiar a UFRRJ.
Prazo de adequação
A partir do próximo dia 27 de novembro de 2023 será aplicada a cota de armazenamento de 5 GB (cinco gigabytes) por conta de acesso. Assim, é preciso que todos revisem as contas de acesso que são responsáveis até o próximo dia 26 de novembro de 2023, para o enquadramento dentro da respectiva cota. O manual oficial do Google instruindo como consultar o armazenamento ocupado pode ser consultado em https://support.google.com/mail/answer/6374270
Adicionalmente, é reiterado que a comunidade da UFRRJ também pode fazer o uso do FileSender@RNP, que presta o serviço de compartilhamento de grandes arquivos que não podem ser enviados por e-mail devido às limitações de tamanho. Links abaixo:
https://www.rnp.br/servicos/filesender
https://ajuda.rnp.br/filesender/manual-do-usuario
Lembrando que a cota de armazenamento estipulada pela Política de Utilização dos Serviços do GWE não interfere no FileSender@RNP. Ou seja, a cota de 5 GB limita-se aos serviços do Google usados com o e-mail institucional ( @ufrrj.br ), como e-mail, Google Chat, Google Drive, Google Docs, Google Calendar etc.
Havendo dúvida técnica a respeito, a orientação é a de que a questão seja endereçada à COTIC no e-mail cotic@ufrrj.br .
Notícias Relacionadas
