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Processo 100% digital avança na UFRRJ

Ágil, descomplicado e sustentável

Por João Henrique Oliveira (CCS/UFRRJ)

Interface amigável. Dentro do módulo Protocolo, no Portal Administrativo do SIG, o usuário pode acessar o Mesa Virtual e trabalhar digitalmente com os processos

Cena “clássica” no serviço público: em sua mesa de trabalho, o servidor se espreme entre pilhas e mais pilhas de processos administrativos. Um cenário que, graças à tecnologia, pode definitivamente ficar no passado. No lugar das montanhas de papel, a UFRRJ já vem experimentando um procedimento totalmente digital na tramitação de seus documentos. Trata-se da Mesa Virtual, uma interface que traz mais simplicidade e rapidez ao trabalho.
A ferramenta é uma funcionalidade do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac), que faz parte do Sistema Integrado de Gestão (SIG). Em fase de testes neste ano, a expectativa é de que o sistema 100% digital avance e alcance, no final de 2019, cerca de 70% dos processos da Universidade.

“As vantagens são muitas. Teremos mais agilidade na circulação do processo, redução de papel e economia de espaço no arquivamento”, aponta o pró-reitor de Planejamento, Avaliação e Desenvolvimento Institucional, Roberto Rodrigues. “Isso vai reduzir custos também, pois não haverá necessidade, por exemplo, de enviar malote para um dos câmpus fora de Seropédica. Outro benefício é a transparência, já que qualquer pessoa pode consultar o processo, desde que não seja classificado como sigiloso”.

Rodrigues explica que a utilização de documentos administrativos no formato digital na web se insere na lógica do Processo Eletrônico Nacional (PEN), uma iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da administração pública federal. “A expectativa do Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão (MPOG) é que a implantação do PEN traga maior agilidade, produtividade, transparência, satisfação do usuário e redução de custos na tramitação e publicidade dos processos administrativos”, disse o pró-reitor.

Integração dos câmpus

Na Rural, desde junho de 2017, todos os processos cadastrados no Sipac também precisam ser despachados eletronicamente. Nesses casos, o documento físico também circula, numa espécie de sistema híbrido.

Em 2018, a Pró-Reitoria Planejamento, Avaliação e Desenvolvimento Institucional (Propladi) deu início ao trâmite 100% em alguns setores. Esse é o caso dos processos que tratam dos afastamentos de servidores, dentro e fora do Brasil. “A aplicação da Mesa Virtual nesses casos foi muito positiva. E o ganho em agilidade foi imenso”, avalia o pró-reitor adjunto da Propladi, Fábio Cardozo. “Nossa meta para o ano que vem é tornar digitais os processos de progressão docente”, acrescentou.

Responsável técnico pela implantação do Sipac na UFRRJ, o analista de tecnologia André Gustavo de Oliveira vem acompanhando a introdução da Mesa Virtual. No contato com os usuários, o servidor da Coordenadoria de Tecnologia da Informação e Comunicação (Cotic) pôde avaliar como os servidores estão lidando com a nova ferramenta. “De maneira geral, a receptividade é muito boa. As pessoas tendem a gostar porque tira a complexidade”,
afirma Oliveira. “A dificuldade inicial é quanto à adaptação, a sair do lugar comum. Causa certa estranheza no começo, mas depois que a gente consegue mostrar a qualidade, as pessoas se convencem de que a mudança é para melhor”.

André Oliveira também destacou a boa acolhida dos servidores dos câmpus mais distantes, como Campos dos Goytacazes e Três Rios. Nas apresentações que fez nesses locais, o técnico da Cotic ouviu reclamações quanto à demora ou ao extravio de processos vindos de Seropédica. Com a Mesa Virtual, tais problemas devem ser contornados. “Com o fluxo digital, eu posso abrir o processo aqui em Seropédica de manhã e, um minuto depois, ele já está disponível para Campos, Três Rios ou Nova Iguaçu. Essa integração maior e entre os câmpus é um dos pontos positivos do sistema”, argumenta Oliveira.

A expectativa da Propladi/Cotic é de que, até o final de 2019, cerca de 70% dos processos da Universidade sejam feitos totalmente no sistema digital.

Texto publicado na página 6 do Rural Semanal 15/2018.

Informativo disponível para download no link http://portal.ufrrj.br/wp-content/uploads/2018/12/RS_15_2018.pdf